Politique de confidentialité

Introduction et objectif

Chez mageo services sàrl, ou plus simplement mageo, nous accordons une grande importance à la protection de votre vie privée et à la sécurité de vos données personnelles.

Cette politique de confidentialité a pour but de vous expliquer de manière transparente comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons vos informations lorsque vous interagissez avec nos services, que ce soit via notre site web,nos outils de communication ou dans le cadre de nos prestations.

Notre engagement

Nous nous engageons à respecter scrupuleusement le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ainsi que la Loi suisse sur la Protection des Données (LPD). Vos données personnelles sont traitées avec le plus grand soin et dans le strict respect de la législation en vigueur.

Transparence et confiance

Nous croyons en une relation de confiance basée sur la transparence. C'est pourquoi nous nous engageons à vous informer clairement sur nos pratiques en matière de données personnelles. Nous ne vendons ni ne louons vos données à des tiers, et nous mettons tout en œuvre pour assurer leur sécurité.

Votre sérénité

Nous souhaitons que vous puissiez utiliser nos services en toute sérénité, en sachant que vos données personnelles sont entre de bonnes mains.

En poursuivant votre lecture, vous découvrirez en détail :

• Quelles données nous collectons et pourquoi,
• Comment nous utilisons vos données,
• Avec qui nous partageons vos données, le cas échéant,
• Comment nous protégeons vos données,
• Vos droits concernant vos données personnelles.

Nos outils

Dans le cadre de nos activités, nous utilisons différents outils pour faciliter nos tâches quotidiennes, interagir avec nos clients et assurer le bon fonctionnement de notre entreprise. Ces outils peuvent impliquer la collecte de certaines informations vous concernant.

Nous nous engageons à utiliser ces données de manière responsable et transparente, dans le respect de votre vie privée.

Nous collectons différents types de données personnelles, en fonction de votre interaction avec nos services. Nous nous engageons à ne collecter que les données nécessaires à la réalisation de nos prestations et à la gestion de notre relation avec vous.

Google Workspace

Nous utilisons la suite Google Workspace pour nos outils de communication et de collaboration (Gmail, Google Drive, Google Docs, etc.).

Données collectées:

• Données d'identification : Noms, prénoms, adresses email professionnelles, numéros de téléphone professionnels, adresses postales professionnelles, photos de profil.
• Données d'activité : Documents et fichiers partagés dans le cadre de nos activités, échanges de communications (e-mails, messages instantanés, etc.).

Finalité :

• Communication et collaboration : Faciliter la communication interne et externe, le stockage et le partage sécurisé de documents, la planification de réunions et la collaboration en temps réel sur des projets.

Odoo

Nous utilisons Odoo pour gérer nos tâches administratives, notre relation client (CRM) et notre facturation.

Données collectées :

• Données d'identification : Informations de contact de nos clients et prospects (noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, entreprises).
• Données commerciales : Historiques d'achats, informations de facturation et de paiement, correspondances commerciales.

Finalité :

• Gestion de la relation client : Gérer efficacement les relations avec nos clients et prospects, traiter les commandes, établir les factures, assurer le suivi des paiements et fournir un service client de qualité.

Matomo

Nous utilisons Matomo pour analyser les visites sur notre site Internet. Cet outil nous permet de comprendre comment les visiteurs utilisent notre site, quelles pages sont les plus populaires, et d'améliorer ainsi votre expérience en ligne.

Données collectées :

• Données de navigation anonymisées : Adresses IP anonymisées, données de navigation sur notre site web (pages visitées, temps passé, interactions).
• Données démographiques agrégées : Informations statistiques sur les visiteurs de notre site (âge, sexe, localisation), sans identification individuelle.

Finalité :

• Analyse de l'audience et amélioration du site web : Analyser l'audience et les performances de notre site web, comprendre comment les utilisateurs interagissent avec notre contenu, et améliorer continuellement l'expérience utilisateur.

DeepL

Nous utilisons DeepL pour les traductions.

Données collectées:

• Aucune : Nous utilisons une version payante de DeepL qui ne conserve pas d’historique au-delà du temps nécessaire à la prestation.

Finalité :

• Prestations multilingues : Offrir des prestations de haute qualité dans la langue de préférence de nos clients, facilitant ainsi la communication et la compréhension.

Google Gemini

Nous utilisons Google Gemini comme modèle de langage à grande échelle (LLM) pour diverses tâches, telles que la génération de texte, la traduction et la réponse à des questions.

Données collectées :

• Aucune : Nous utilisons une version payante de Google Gemini qui ne conserve pas d’historique au-delà du temps nécessaire à la prestation.

Finalité :

• Assistance à la production de contenu : Nous assister dans la production et la révision de texte, améliorant ainsi l'efficacité et la qualité de nos communications et de nos prestations.

Base légale du traitement

Le traitement de vos données personnelles repose sur les bases légales suivantes :

Consentement

Pour certaines données, notamment celles utilisées à des fins de marketing direct ou de profilage, nous sollicitons votre consentement explicite et éclairé avant de les traiter. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.

Exécution d'un contrat

Le traitement de vos données est nécessaire pour exécuter un contrat auquel vous êtes partie, par exemple pour fournir nos services, traiter vos commandes, établir les factures ou assurer le suivi de nos prestations. Il peut également être nécessaire de prendre des mesures précontractuelles à votre demande, comme l'établissement d'un devis.

Obligations légales

Le traitement de vos données est parfois nécessaire pour respecter nos obligations légales, par exemple en matière de tenue de registres comptables, de lutte contre le blanchiment d'argent ou de réponse à des demandes des autorités compétentes.

Intérêts légitimes

Dans certains cas, le traitement de vos données peut être fondé sur nos intérêts légitimes, tels que l'amélioration de nos services, la prévention de la fraude, la gestion de notre relation client ou la communication avec vous. Nous veillons toujours à ce que ces intérêts légitimes ne prévalent pas sur vos intérêts ou droits et libertés fondamentaux.

Transfert de données et clauses contractuelles types (CCT)

Dans le cadre de nos activités, il est possible que certaines de vos données personnelles soient transférées et traitées dans des pays situés en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE) et de la Suisse. Ces transferts peuvent être nécessaires pour l'utilisation de certains outils ou services, tels que Google Workspace ou DeepL.

Nous nous engageons à ce que ces transferts de données soient effectués dans le strict respect des exigences légales. Nous mettons tout en œuvre pour garantir un niveau de protection adéquat de vos données, même lorsqu'elles sont transférées en dehors de l'EEE et de la Suisse.

Pour assurer la sécurité de vos données lors de ces transferts, nous avons mis en place des Clauses Contractuelles Types (CCT) avec nos fournisseurs de services situés en dehors de l'EEE et de la Suisse. Les CCT sont des contrats standardisés approuvés par la Commission européenne qui offrent des garanties appropriées en matière de protection des données lors de transferts internationaux.

En plus des CCT, nous prenons des mesures supplémentaires pour renforcer la protection de vos données lors de transferts internationaux :

• Sélection rigoureuse de nos fournisseurs : Nous choisissons nos fournisseurs avec soin, en nous assurant qu'ils respectent des normes élevées en matière de sécurité et de confidentialité des données.
• Cryptage des données : Nous utilisons des techniques de cryptage pour protéger vos données lors de leur transit et de leur stockage.
• Accès limité aux données : Nous limitons l'accès à vos données aux seules personnes autorisées et ayant besoin d'y accéder pour accomplir leurs tâches.
• Analyse régulière : Nous analysons régulièrement nos fournisseurs afin de vérifier si leurs actions sont en accord avec leurs engagements en matière de protection des données.

Droits des utilisateurs

Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès : Vous avez le droit de demander une copie de vos données personnelles que nous détenons, ainsi que des informations sur la manière dont nous les traitons.
• Droit de rectification : Si vous constatez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander leur rectification.
• Droit à l'effacement (droit à l'oubli) : Dans certaines circonstances, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles, par exemple si elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou si vous retirez votre consentement.
• Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans certaines situations, par exemple si vous contestez l'exactitude de vos données ou si vous vous opposez au traitement.
• Droit d'opposition : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des motifs liés à votre situation particulière, notamment en cas de traitement à des fins de marketing direct ou de profilage.
• Droit à la portabilité des données : Vous pouvez demander à recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et à les transmettre à un autre responsable du traitement, lorsque cela est techniquement possible.

Notre site web

Notre site web est hébergé sur des serveurs sécurisés situés en Suisse, chez notre hébergeur Infomaniak. Nous avons choisi cet hébergeur pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données, en les maintenant en Suisse.

Cookies et Matomo

Nous utilisons Matomo, une solution d'analyse web respectueuse de la vie privée, pour collecter des informations sur l'utilisation de notre site web. Matomo nous permet de comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre contenu, d'identifier les pages les plus populaires et d'améliorer ainsi l'expérience utilisateur.

Lors de votre première visite sur notre site, un bandeau vous informera de l'utilisation de cookies par Matomo et vous demandera votre consentement pour le suivi de votre navigation. Vous avez la liberté d'accepter ou de refuser ce suivi.

Si vous changez d'avis par la suite, vous pouvez modifier votre consentement à tout moment en cliquant sur le lien "Gestion des cookies" situé en pied de page de notre site. Vous pourrez alors activer ou désactiver le suivi Matomo selon vos préférences.

Les données collectées par Matomo sont utilisées uniquement à des fins d'analyse statistique et d'amélioration de notre site web. Elles ne sont jamais utilisées à des fins de marketing ou de profilage.

Conservation des données

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, et dans le respect de nos obligations légales et de nos intérêts légitimes. Nous avons mis en place une politique de conservation des données qui définit les durées de conservation spécifiques pour chaque catégorie de données.

Durée de conservation

• Données des clients : En règle générale, nous conservons les données de nos clients pendant 10 ans après la fin de notre relation commerciale, conformément aux exigences de la loi suisse. Cette durée nous permet de répondre à d'éventuelles demandes ultérieures, de gérer les litiges et de respecter nos obligations légales en matière de comptabilité.
• Données des prospects : Les données des prospects qui n'ont pas abouti à une relation commerciale sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans.
• Données de navigation (Matomo) : Les données de navigation collectées par Matomo sont conservées pendant une durée maximale de 13 mois.
• Autres données : La durée de conservation des autres données personnelles peut varier en fonction de leur nature et des finalités de leur traitement. Nous nous engageons à ne pas conserver vos données plus longtemps que nécessaire.

Sous-traitants

Les politiques de confidentialité de nos sous-traitants sont les suivantes:

• Google LLC, Etats-Unis
  Hébergement de nos outils de communication et de collaboration. Assistance à la production de contenu.
  https://policies.google.com/privacy?hl=fr-CH
  
  
• Odoo SA, Belgique
  Hébergement de nos outils de CRM et de facturation.
  https://www.odoo.com/fr_FR/privacy
  
  
• Infomaniak SA, Suisse
  Hébergement de nos serveurs.
  https://www.infomaniak.com/fr/cgv/politique-de-confidentialite
  
  
• DeepL, Germany
  Services de traduction.
  https://www.deepl.com/fr/privacy
  

Profilage et prise de décision automatisée

Les données à caractère personnel ne font pas l'objet d'une prise de décision automatisée. Aucun profilage n’est pratiqué avec les données à caractère personnel.

Besoin de nous parler ?

Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité, si vous souhaitez exercer vos droits ou si vous avez des préoccupations quant à la manière dont nous traitons vos données personnelles, n'hésitez pas à nous contacter. Notre délégué à la protection des données est à votre disposition pour répondre à vos demandes.

La personne en charge de la protection des données (DPO) est à votre disposition:

Alexandre Georges
[email protected]
Route de Grône 64A, 3966 Réchy

Nous nous engageons à répondre à toute demande concernant vos droits dans un délai de 30 jours.

Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les évolutions de nos pratiques ou les changements de la législation. Nous vous informerons de toute modification importante par e-mail ou par une notification sur notre site web.

Version actuelle : Août 2024